TIMES MALANG, MALANG – Universitas Brawijaya (UB) berupaya menjadi andalan masyarakat di banyak sektor. Termasuk mempercantik pengelolaan kearsipan kampus. Prakarsa ini digenjot terus sering berjalannya waktu, dimana dunia digital menguasasi segala lini sektor kehidupan.

Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum dan Keuangan, Prof. Drs. Gugus Irianto, MSA., Ph.D., Ak mengatakan bahwa UB terus berikhtiar untuk memperbaiki dan mengembangkan pengelolaan kearsipan secara terus-menerus mengikuti dinamika organisasi.

Arsiparis Ahli Madya ANRI Susanti, S.Sos., M.Hum. (Foto: Humas UB for TIMES Indonesia)

Saat ini UB telah memiliki beberapa Peraturan Rektor terkait kearsipan, yaitu Pertor tentang Tata Naskah Dinas, Pertor tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan UB, Pertor tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), Pertor tentang Klasifikasi Arsip, dan Pertor tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) yang masih dalam proses.

“Kami harap pengelolaan arsip di UB mendapat perhatian betul. Intinya dokumen yang tersimpan baik secara digital maupun konvensional dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Saat ini UB sudah memiliki 41 orang dengan Jabatan Fungsional Arsiparis pada berbagai jenjang, yang diharapkan memberikan kinerja yang semakin baik dan terus-menerus berkembang,” katanya dalam sebuah acara.

Sementara itu, Arsiparis Ahli Madya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Susanti, S.Sos., M.Hum, dalam acara Sosialisasi Penyelenggaraan Kearsipan Perguruan Tinggi di Lingkungan Universitas Brawijaya, Kamis (25/02/2021) menyampaikan, arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara.

Artinya, kata dia, arsip di perguruan tinggi negeri, dalam hal ini Universitas Brawijaya tidak bisa dikelola sesuai kemauan sendiri, tetapi perlu dikelola mengikuti aturan yang berlaku.

Ia menilai aturan mengenai pengelolaan arsip diperlukan agar tidak terjadi berbagai permasalahan dalam pengelolaan arsip, seperti ruang kerja penuh dengan arsip, ketidakjelasan perbedaan arsip aktif dan inaktif, informasi menjadi tidak aman, arsip disimpan sesuai kepentingan masing-masing pegawai, serta arsip tidak bisa ditemukan secara tepat dan tepat.

Dalam penyelenggaraan kearsipan, sudah ada dasar hukumnya yaitu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang diperjelas dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta adanya Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi. Bahkan UB juga telah memiliki Peraturam Rektor Nomor 52 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan UB.

Koordinator Kelompok Substansi Kearsipan Pusat III-ANRI Dra. Sulistyowati, MM menuturkan, peraturan tersebut harus diimplementasikan oleh semua pengelola kearsipan di UB, yaitu Unit Kearsipan, Unit Pengolah, dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT).

“Unit Pengolah, yaitu semua bagian atau unit yang memiliki fungsi menciptakan arsip, melakukan pemberkasan arsip aktif berdasarkan pedoman Klasifikasi Arsip. Jika sudah inaktif, maka harus dipindahkan ke Unit Kearsipan yang tugasnya menyimpan arsip inaktif. Jika Jadwal Retensi Arsip di bawah 10 tahun harus disimpan di Unit Kearsipan II (yaitu TU Fakultas), dan jika sudah 10 tahun ke atas atau statis, maka harus dipindahkan ke LKPT atau disebut Unit Kearsipan I, di mana di UB adalah Sub Bagian Kearsipan dan Humas,” paparnya.

Sulistyowati menambahkan, pemberkasan harus dilakukan sesuai dengan konteks, bukan berdasarkan kumpulan surat masuk atau surat keluar saja. Akan tetapi berdasarkan kesesuaian konteks mulai dari surat yang dibuat dan diterima, sampai berkas kerja berakhir atau closed file.

Kegiatan sosialisasi ini diselenggarakan oleh Sub Bagian Kearsipan dan Humas-Biro Umum dan Kepegawaian UB secara daring melalui aplikasi Zoom Meeting. Sosialisasi ini diikuti 250 peserta yang terdiri dari Wakil Dekan II seluruh fakultas, Wakil Direktur Bidang II, pimpinan lembaga, biro, badan usaha, arsiparis, dan pengelola arsip di lingkungan UB.

Sub Koordinator Sub Bagian Kearsipan dan Humas, Kotok Gurito, SE selaku ketua panitia menyampaikan, kegiatan ini bertujuan memberikan pengetahuan tentang penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi khususnya di UB, agar dalam pelaksanaannya nanti dapat berjalan sesuai dengan norma, standar, peraturan dan kaidah yang berlaku. (*)