TIMES MALANG, MALANG – Digitalisasi kearsipan di Indonesia menjadi salah satu hal yang penting guna menjaga keberlanjutan arsipari, utamanya arsip literature lawas. Sebab melihat kondisi saat ini di mana digitalisasi semakin berkembang maka segala elemen pengetahuan pula harus seimbang. Maka dari itu, saat ini pula sudah sering kita dengar istilah Artificial Intellegence (AI) dan Internet of Things (IoT).

Teknologi digital yang dirangkai dan dikoneksikan dengan internet untuk menjangkau pelosok dunia. Sederhananya, semakin modern maka teknologi juga akan massif digunakan. Selain itu, seiring berjalannya era tentunya perkembangan teknolohgi juga sudah mulai menyentuh dunia kearsipan. 

Salah satunya ialah digitalisasi arsip yang semakin lama sangat diperlukan dalam proses pengelolaan dokumen penting. Proses digitaliasasi saat ini telah dimanfaatkan sebgai proses alih media arsip untuk mencadangkan arsip dalam softfile.

Sebagai salah seorang civitas akademika di salah satu jurusan Perpustakaan dan Ilmu Informasi, selain bergelut dengan berbagai macam buku tentu tidak bisa jauh pula dari pengelolaan data dan dokumen-dokumen penting. Disiplin ilmu terkait hal ini termasuk dalam Manajemen Rekod dan Arsip, yang mana mempelajari tentang seluk beluk kearsipan.

Kegiatan kearsipan merupakan hal krusial pada setiap perusahan, lembaga, institusi baik pemerintahan maupun swasta yang tidak dapat ditiadakan. Seperti yang telah diketahui bahwa pengelolaan arsip berkenaan dengan dokumen-dokumen penting yang terbagi menjadi beberapa jenis arsip, yaitu arsip statis, arsip dinamis, arsip vital, dan arsip terjaga. Masing-masing memiliki fungsi dan tujuan keberadaannya di setiap instansi.

Signifikansi Dampak

Pada kegiatan Bincang Senang Rekod dan Arsip secara Daring, bersama dengan Koordinator Bidang Pembinaan dan Pengembangan Arsip Universitas Indonesia (UI) serta Penata Administrasi Arsip BPJS Ketenagakerjaan, pembahasan mengenai ruang lingkup arsip semakin jelas.

Bahwa penataan arsip yang baik memiliki dampak besar terhadap tata kelola sebuah Badan atau Lembaga.

Sistem pengelolaan arsip memiliki cara yang berbeda menurut jenisnya, memiliki kebijakan tata kelola yang berbeda pula pada setiap instansi. Namun, pada dasarnya lingkup pekerjaan bidang kearsipan yang perlu diketahui oleh calon arsiparis ialah seleksi arsip, penyimpanan arsip, retensi arsip, dan digitalisasi arsip. Keempat hal tersebut merupakan dasar paling umum terhadap tata kelola arsip.

Pun, setiap Lembaga ataupun organisasi, memiliki dokumen penting masing-masing. Dokumen tersebut menjadi ihwal yang perlu dilakukan pengarsipan agar tercipta  tatanan dalam  pengorganisasian kearsipan lembaga itu sendiri utamanya dalam bidang pencatatan dokumen.

Penulis akui, arsiparis merupakan salah satu bidang pekerjaan yang membutuhkan ketelatenan dan ketelitian karena berurusan dengan dokumen penting pada sebuah perusahaan atau Lembaga. Maka dari itu diperlukan pengetahuan berupa hard skill maupun soft skill yang perlu disiapkan untuk memasuki dunia kerja di masa yang akan datang.

Cermin Peradaban

Idealnya tugas seorang arsiparis ialah menciptakan, menjaga, mengelola, menyeleksi dokumen-dokumen penting pada setiap badan usaha.

Proses pengelolaan arsip tentu saja membutuhkan proses yang teliti dan tepat. Mulai dari penciptaan, pendataan hingga penjadwalan retensi arsip. Proses kapan waktu dokumen harus dimusnahkan yang disebut dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Arsiparis harus memahami pembagian dokumen-dokumen penting yang bersifat vital, terjaga, sementara, yang termasuk dalam arsip dinamis maupun arsip statis. Penggolongan fungsi dan nilai guna dari masing-masing arsip tidak boleh tertukar satu sama lain, harus terjaga dengan baik, dan tertata dengan rapi, merupakan tanggung jawab seornag arsiparis.

Disadari atau tidak kearsipan masa depan bisa jadi sudah tidak dalam bentuk analog dan kertas seperti saat ini. Hal ini tentunya menjadi tantangan bagi seorang arsiparis. Hingga muncul banyak pertanyaan apakah arsiparis akan tergantikan dengan mesin karena kecanggihan teknologi yang semakin berkembang. 

Kondisi tersebut menuntut seorang arsiparis untuk mampu menguasai teknologi untuk menghadapi kemajuan jaman, agar tidak tergerus oleh modernisasi. Sehingga tantangan ini juga menjadi peluang bagi arsiparis di masa depan. Hard skill dan soft skill seorang arsiparis sangat dibutuhkan. Walau semua terproses secara digital, kebutuhan kearsipan tetap tidak akan hilang.

Wawasan luas dalam berteknologi dan fleksibilitas arsiparis akan AI dan IoT justru akan mendorong kemajuan tata kelola arsip di masa mendatang. Tentu saja kearsipan akan tetap menjaga dokumentasi perkembangan kedua hal itu karena arsip akan mencerminkan sebuah perdaban. Kekhawatiran akan hilangnya peran arsiparis dalam dunia kearsipan karena perkembangan teknologi, justru menjadi peluang yang sempurna untuk mengembangkan sistem kearsipan itu sendiri.

Tentu dengan catatan ada upaya serta kompromi yang dilakukan oleh arsiparis guna melakukan pendekatan dan tidak melupakan aspek kemajuan teknologi. Mengingat sangat diakui bahwa peran teknologi dalam perkembangan kehidupan era saat ini menjadi satu kompoisi untuk arsiparis dapat turut serta melakukan adaptasi dengan kemajuan zaman. 

Adigium hilangnya pekerjaan arsiparis yang digantikan oleh algoritma tentu akan tereduksi seiring upaya serta kompromi yang dilakukan guna menghadapi pelbagai tantangan hidup dalam era kemajuan teknologi informasi. Manusia bakal tetap punya kendali, meski segala akumulasi dari proses evolusi terus menggiringnya masuk ke   revolusi digital seperti saat ini. 

***

*) Oleh: Ferika Sandra, Kru Magang di Unit Aktivitas Pers Mahasiswa (UAPM) INOVASI Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.

*) Tulisan Opini ini sepenuhnya adalah tanggung jawab penulis, tidak menjadi bagian tanggung jawab redaksi timesindonesia.co.id

***

**) Kopi TIMES atau rubrik opini di TIMES Indonesia terbuka untuk umum. Panjang naskah maksimal 4.000 karakter atau sekitar 600 kata. Sertakan riwayat hidup singkat beserta Foto diri dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

**) Naskah dikirim ke alamat e-mail: [email protected]

**) Redaksi berhak tidak menayangkan opini yang dikirim apabila tidak sesuai dengan kaidah dan filosofi TIMES Indonesia.