TIMES MALANG, JAKARTA – Kedatangan jemaah haji Indonesia ke Madinah secara bergelombang membutuhkan ketepatan pengaturan, termasuk manajemen penempatan jemaah di hotel.  

Sebagai informasi, fase kedatangan jemaah haji Indonesia di Madinah terus bergulir sejak 24 Mei 2023. Proses ini akan berlangsung hingga 7 Juni dengan rata-rata 15 kloter per hari.

Dirjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah Hilman Latief mengatakan, proses kedatangan jemaah ini adakalanya berlangsung dalam waktu berdekatan. Untuk itu dibutuhkan kesigapan dalam proses penempatan jemaah di hotel agar lebih cepat sehinga mereka tidak menunggu terlalu lama.

“Kami belajar dari apa yang dialami jemaah JKG 03 yang sempat menunggu cukup lama saat akan masuk ke hotel. Kami minta maaf atas ketidaknyamanan tersebut. Kami siapkan langkah mitigasi agar proses registrasi jemaah saat tiba di hotel bisa lebih cepat sehingga mereka bisa segera masuk kamar,” terang Hilman Latief di Jakarta, Sabtu (27/5/2023).

Langkah mitigasi yang siapkan dengan memperkuat koordinasi lintas bidang dan sektor. Selain itu, tim juga melakukan pengecekan data isian kamar yang disiapkan oleh hotel dengan jumlah kasur yang tersedia di setiap kamarnya.

“Kami juga lakukan penyelarasan dokumen-dokumen yang ada dengan Siskohat agar setiap data bisa lebih mudah diakses secara digital,” ucapnya lagi.

Langkah mitigasi lainnya, lanjut Hilman, dilakukan proses pengaturan penempatan petugas di setiap hotel dan sektor. Pengaturan ini dilakukan utamanya pada saat arus kedatangan kloter cukup banyak di satu titik hotel dan dalam waktu yang bersamaan. 

“Kita ambil skema atur ulang penempatan petugas di setiap hotel dan sektor, khususnya pada saat kedatangan jemaah cukup padat. Dengan petugas yang proporsional, layanan kepada jemaah bisa lebih optimal dan proses masuk ke hotel bisa lebih cepat dan lancar,” sebut Hilman.

Sebelumnya, 393 jemaah yang tergabung dalam kloter JGK 3 sempat terlambat masuk kamar hotel. Mereka tiba di Hotel Grand Plaza Al Madinah pada Kamis (25/5/2023), pukul 00.01 waktu Arab Saudi. Sebagian dari mereka ada yang sempat tertunda masuk kamar hotel. 

Menurut Hilman, kendala ini terjadi karena data isian kamar (kruki) yang diberikan pihak hotel ternyata tidak sebanyak kapasitas penempayan yang tersedia. Sehingga, ada selisih data. “Ini bagian yang kita mitigasi ke depan. Kita lakukan pengecekan dan konfigurasi ulang penempatan sesuai data kamar yang tersedia di setiap hotel,” sebut Hilman.

Pada hari itu juga, kata Hilman, jemaah JKG 03 sudah mendapatkan kamarnya masing-masing. Ada 191 jemaah yang menempati hotel Grand Plaza Al-Madinah, 20 jemaah menempati Grand Plaza Badr Al Maqam, serta 182 jemaah menempati Nada Al Salam. (*)