TIMES MALANG, BANDUNG – Tanggal 18 Mei diperingati sebagai Hari Kearsipan Nasional, namun sejujurnya berapa banyak diantara kita yang menyadari arti penting arsip dalam kehidupan berbangsa? Kapan terakhir kali kita benar benar memikirkan arsip? 

Bukan sekedar tumpukan dokumen dokumen berdebu dan kotak kotak penyimpanan, melainkan catatan yang menyimpan berbagai memori bangsa, kebijakan-kebijakan penting, jejak sejarah, bahkan alur anggaran yang menentukan nasib jutaan orang. 

Sejujurnya, di tengah gegap gempita pembangunan, perihal arsip sering dianggap remeh, jangankan masyarakat biasa, bahkan di lingkungan pemerintah kesadaran akan pentingnya arsip cenderung masih rendah.

Arsip Bukan Hanya Tentang Masa Lalu

Arsip adalah salah satu bentuk data longitudinal, data yang dikumpulkan dari subjek yang sama secara berkala dalam jangka waktu tertentu, yang akan bercerita jujur mengenai perubahan dan perkembangan dari waktu ke waktu, arsip mampu merekam kejadian, kebijakan dan berbagai perubahan sosial sepanjang waktu. 

Ketika arsip tersebut rusak, atau tersebar tanpa sistem, maka berbagai keputusan menjadi kehilangan dasar pijakan yang sahih dan berbagai analisis menjadi bias.

ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai lembaga nonkementerian yang memiliki peran sentral dalam penyelenggaraan kearsipan nasional. Di era serba digital ANRI sudah mulai bergerak, antara lain melalui aplikasi Srikandi, sistem kearsipan digital, yang telah digunakan oleh 732 instansi, angka ini patut diapresiasi, namun juga sekaligus menjadi pengingat bahwa jalan masih panjang.

Digitalisasi Bukan Sekedar Ganti Medium

Tahun ini, tema Hari Kearsipan Nasional adalah “Sustainable Archiving for the Best Future (Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan yang Terbaik)”. Terdengar mulia, namun tantangannya nyata, hal ini mengingatkan kita bahwa arsip adalah warisan bagi generasi mendatang. 

Pernah mengurus dokumen di instansi pemerintah? Jika harus menunggu berjam-jam hanya untuk mencari satu berkas, itulah cermin buruknya sistem kearsipan. Digitalisasi sudah seharusnya memangkas birokrasi, bukan sekedar proyek pajangan tanpa manfaat. Namun tanpa SDM yang mumpuni, aplikasi secanggih apa pun hanya menjadi sampah digital. 

Dalam menjawab berbagai tantangan, beberapa langkah dapat diambil antara lain melalui penegakan regulasi, jangan ada lagi instansi yang abai dalam menyusun prosedur kearsipan. Digitalisasi dalam pengelolaan arsip memerlukan infrastruktur, pelatihan dan perawatan yang memerlukan kejelasan alokasi anggaran.

SDM kearsipan juga perlu mendapat perhatian, melalui pelatihan bersertifikasi dan jenjang karir yang menjanjikan agar profesi arsiparis tak lagi dipandang sebelah mata.

Di lain sisi, arsip yang terbuka dan terkelola dengan baik bahkan mampu menjadi senjata melawan korupsi, bayangkan jika semua dokumen anggaran dapat diakses publik secara real-time, masyarakat dapat ikut mengawasi, jurnalis dapat turut melacak, meski Impian ini masih jauh, namun tidak mustahil. Yang tak kalah penting, arsip harus hidup dalam budaya kerja sehari-hari.

Membangun Ingatan Kolektif

Saya percaya bahwa masa depan birokrasi yang efisien dibangun melalui pengelolaan arsip yang tertib, digital dan terbuka. Pengarsipan bukan melulu urusan masa lalu, namun juga fondasi bagi berbagai kebijakan di masa depan. Digitalisasi arsip bukan hanya mengurangi penggunaan kertas, namun juga tentang menciptakan sistem yang mampu melintasi waktu dan generasi.

Suatu hari nanti, anak cucu kita akan bertanya: “Bagaimana Indonesia mengelola pandemi? Apa bukti kebijakan pembangunan di masa lalu?” Jawabannya ada di arsip. Jika hari ini kita abai, mereka hanya mendapat potongan potongan cerita.

Peringatan Hari Kearsipan Nasional semestinya mampu menjadi pengingat bahwa tanpa arsip yang baik kita dapat kehilangan banyak hal, maka dimulai dari sekarang: arsipkan dengan benar, kelola dengan tanggung jawab dan wariskan dengan bijak. (*)

***

*) Oleh : Rr. Vincie Apriany, SST., Statistisi Madya BPS Kabupaten Bandung.

*) Tulisan Opini ini sepenuhnya adalah tanggung jawab penulis, tidak menjadi bagian tanggung jawab redaksi timesindonesia.co.id

*) Kopi TIMES atau rubrik opini di TIMES Indonesia terbuka untuk umum. Panjang naskah maksimal 4.000 karakter atau sekitar 600 kata. Sertakan riwayat hidup singkat beserta Foto diri dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

*) Naskah dikirim ke alamat e-mail: [email protected]

*) Redaksi berhak tidak menayangkan opini yang dikirim apabila tidak sesuai dengan kaidah dan filosofi TIMES Indonesia.